Projecten hebben doorgaans een bepaalde ontwikkeling waarbij je te maken hebt verschillende fases. In de beginfase zijn er andere taken actief dan tijdens de eindfase. Soms heb je binnen een project ook weer te maken met deelprojecten die bijvoorbeeld worden uitgevoerd door werknemers uit andere takken van de onderneming. Ook een deelfase verloopt via een pad in de tijd. Dat betekent dat je op zowel macro- als microniveau te maken hebt met voortgang die je kunt vangen in een voortgangsrapportage. De voortgang van een deelproject bepaalt immers ook weer hoe het er voor staat met het project als geheel. Omdat het voor zowel de projectmanagers als de projectteams fijn is om te weten hoe het er met het project voor staat qua voortgang, is het altijd goed om geregeld een voortgangsrapportage op te stellen. Maar als je elke keer bij iedere nieuwe fase eerst een voortgangsrapportage moet maken, dan ben je in feite alleen maar bezig om die voortgang te belemmeren. Het kost immers tijd, want de zaken moeten eerst op pauze worden gezet, zodat je een accuraat beeld hebt van waar je je op dat moment bevindt met het project. Als het een grootschalig project is waar meerdere teams uit verschillende segmenten van het bedrijf bij betrokken zijn, dan is het onbegonnen werk om daar handmatig een soort screenshot van te maken. Op het moment dat je de voortgang meet bij team A van het project, dan zijn de mensen van team B alweer een stuk verder. Daarom is het aan te raden om voor een voortgangsrapportage gebruik te maken van prinzi. Deze software is dusdanig flexibel en geautomatiseerd, dat je op iedere moment een soort van screenshot kunt maken, zodat je precies ziet welke fases zijn afgerond en wat er nog moet gebeuren. Dankzij de tool van prinzi is het opstellen van een voortgangsrapportage heel gemakkelijk. De voortgang wordt sowieso al bijgehouden door de software, dus je hoeft eigenlijk alleen even maar even opdracht te geven tot het maken van een voortgangsrapportage. Voor de projectmanagers is dit uitermate handig, omdat zij op elk moment zelf kunnen zien hoe het er voor staat met het project en of alles nog op schema ligt. Mocht dat niet het geval zijn, dan kan er tijdig worden bijgestuurd. Vooral met grotere projecten waar meerdere mensen of teams aan werken, kan het overzicht snel verloren gaan. Dankzij een voortgangsrapportage kun je de neuzen meteen weer dezelfde kant opzetten. De projectteams hebben dankzij de tool van prinzi een veel beter overzicht van het hele project, zodat ze zich niet verliezen in hun eigen taak. 

De voordelen van het gebruik van een voortgangsrapportage

De voordelen van een voortgangsrapportage zijn hierboven deels al besproken, maar het zijn zeker niet de enige. Zo kun je naast de hierboven genoemde voordelen ook profiteren van: 

• Alle informatie bijeen op 1 centrale plek
• Alle relevante gegevens worden automatisch gegenereerd
• Minder foutgevoelig 
• Makkelijk aan te passen aan doelgroep

Kijk op prinzi.nl voor meer informatie

Wil je meer weten over prinzi en de mogelijkheden met voortgangsrapportages, dan kun je terecht op de website van prinzi.nl.